Titkársági és levelezési alapismeretek

Tartalom

I. ÜGYVITEL 10
1. Az ügyvitel fogalma, feladatai 10
2. A titkárság feladatai 11
3. A titkár együttműködési feladatai 14
3.1. Az együttműködés lélektana 14
3.2. A szervezeti kapcsolatok típusai 15
3.3. Kapcsolat a főnökkel, munkatársakkal, ügyfelekkel 20
4. A munkahely kialakítása 25
4.1. A tér 26
4.2. A világítás 27
4.3. A bútorok 28
4.4. A szellőzés 30
4.5. Ülésrend az irodában 31
4.6. A tárgyalóterem 31
4.7. Az integrált iroda 32
II. TÁRGYALÁS, TÁRGYALÁSTECHNIKA 33
1. Tárgyalás 33
1.1 Tárgyalástechnika 33
1.2 A megfelelő tárgyalási környezet kialakítása 34
1.3 A cél kijelölése 35
1.4 A tárgyalás szakaszai 38
2. Értekezletek 41
2.1 Beszámoló jellegű értekezlet 42
2.2 Ötletroham (brain-storming) jellegű értekezletek 43
2.3 Problémamegoldó értekezletek 44
2.4 Döntéshozó értekezletek. 45
2.5 Az értekezlet résztvevői 45
2.6 Az értekezlet időpontja 46
2.7 Az értekezlet helye, környezete 46
2.8 Az értekezlet vezetése 47
2.9 Az értekezlet befejezése 48
3. Kommunikáció 48
3.1 Kommunikáció 48
3.2 Metakommunikáció 50
3.3 A nem verbális jelek 51
3.4 Mozgásos kommunikáció 55
3.5 A nem verbális jelek a kommunikációban 58
3.6 Verbális jelek a kommunikációban 59
4. A beszéd és az írás 60
4.1 Mi a beszéd? 60
4.2 Mi az írás? 61
4.3 Társalgási stílus 63
III. BIZONYLATOK 66
1. A Bizonylati szabályzat 66
2. A bizonylati elv és a bizonylati fegyelem 67
3. A számviteli bizonylat 68
3.1 A számviteli bizonylat fogalma 68
3.2. A számviteli bizonylat fajtái 68
3.3. A számviteli bizonylatok osztályozása 70
4. A bizonylatok alaki és tartalmi kellékei 71
4.1 Általános kellékek 72
4.2. A technikai, optikai módon előállított bizonylatok kellékei 72
4.3 A számla mint bizonylat 73
5. A bizonylatok kiállítása 73
5.1. A bizonylatok példányszáma 74
5.2. A bizonylatok számozási rendszere 74
5.3. A bizonylatok fajtája szerinti számozás 74
5.4. Bizonylatok javítása 74
5.5. A bizonylatok feldolgozása 75
6. A bizonylatok ellenőrzése 76
6.1. Ellenőrzés előkészítése 76
6.2. Az alaki felülvizsgálat 77
6.3. A számszerű felülvizsgálat 77
6.4. Tartalmi felülvizsgálat 78
6.5. Felelősség az ellenőrzésért 78
7. A bizonylatok szállítása 78
8. A bizonylatok tárolása és őrzése 79
8.1. A tárolás és őrzés általános szempontjai 79
8.2. Átmeneti megőrzés 79
8.3. Tartós megőrzés, irattári elhelyezés 79
9. Szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatványok 80
9.1. Szigorú számadásra kötelezett nyomtatványok köre 80
9.2. Szigorú számadásra kötelezett nyomtatványok kezelése, nyilvántartása 81
10. Számlázás 82
10.1. A számlázás különleges szabályai 82
10.2. A számla kötelező tartalma 83
10.3. Egyszerűsített számla adatai 83
10.4. ÁFA-mentes számla tartalma 84
10.5. Belső felhasználás számlázása 85
10.6. Számlázással kapcsolatos egyéb előírások 85
11. A pénzkezelés fogalma, szabályozása 86
11.1. A vállalkozások pénzforgalma 86
11.2. Készpénzforgalom 86
11.3. A pénztár (pénzkezelőhely) fogalma, feladata, a pénztárak osztályozása 88
12. A pénztárak működésének belső szabályozása 90
12.1. Házipénztárak 90
12.2. Az állandó ellátmányokat kezelő pénzkezelő helyek 91
12.3. Az eseti ellátmányokat kezelő pénzkezelő helyek 93
12.4. A készpénzbefizetések átvételével megbízott pénzkezelőhelyek 95
12.5. Az üzleti pénztárak 95
12.6. A pénzforgalom bizonylatolása 98
13. Cégbélyegzők és használatuk 99
14. Állampolgársági, hatósági bizonyítványok és igazolványok 100
14.1. Hatósági bizonyítvány 100
14.2. Hatósági igazolvány 100
14.3. A magyar állampolgárság keletkezése 100
14.4. A magyar állampolgárság igazolása 101
IV. LEVELEZÉSI ISMERETEK 101
1. A levél fogalma, fajtái, tartalmi és formai ismérvei 101
1.1. A levelezés, a levél, az ügyirat 102
2. Levelezés szerepe az adminisztrációban 103
3. Levelezéshez szükséges papírok 105
4. A hivatalos levelek készítésének alaki szempontjai 106
5. A levél formája 108
5.1. A levél fejrésze 110
5.2. A főrész 110
5.3. A zárórész 111
6. A levéltitok 111
7. Egyszerű ügyiratok 112
7.1. Nyugta 112
7.2. Ellennyugta 112
7.3. Elismervény 113
7.4. Kötelezvény 113
7.5. Meghatalmazás 114
8. Beadványok 115
8.1. Beadványok és a válaszok 115
8.2. A kérvény, kérelem 115
9. Fellebbezés 116
10. Értesítés 118
11. Meghívó 118
12. Határozat 119
13. Igazolás 119
14. Engedély 120
15. Okirat 120
16. Idézés 121
17. Szerződések 122
17.1 Munkaszerződés, munkaszerződés módosítása, munkaviszony felmondása 122
17.2. Adásvételi szerződés 123
17.3. Bérleti szerződés 124
18. Jegyzőkönyv 124
18.1. A jegyzőkönyv fajtái 125
18.2. A jegyzőkönyv készítése 126
19. Emlékeztető 127
20. Feljegyzés 127
21. Jelentés 128
22. Körlevél 128
V. AZ ÜZLETI LEVELEZÉS FAJTÁI 129
1. Érdeklődő, tájékoztató levelek 129
2. Tájékoztató levél 129
3. Ajánlati tevékenység 130
3.1 Ajánlatkérés 130
3.2 Ajánlat 131
3.3. Reklámlevél 132
4. Megrendelés, adásvételi szerződés, megrendelés visszaigazolása. 132
4.1. Megrendelés 132
4.2. Adásvételi szerződés 133
5. A teljesítés és zavarai 134
5.1. A teljesítés zavarai 134
5.2. A szállítás módjai 135
6. Számlázás, kiegyenlítés, fizetési módozatok 135
6.1. Számlázás 136
6.2. Kiegyenlítés 136
6.3. Fizetési módozatok 137
6.4. Készpénzkímélő fizetés 137
6.5. Bankszámlák közötti elszámolás 137
7. Nyomtatványok 138
8. Okiratok, magán- és közokirat jegyei 138
8.1. Okirat fogalma 139
8.2. Kivonat 139
VI. IRATKEZELÉS, IRATTÁROZÁS 140
1. Az iratkezelés rendje 140
1.1. Az iratkezelés fogalma 142
1.2. Az iratkezelés szervezte 142
2. Az iratkezelés rendszere 143
3. Beérkező küldemények 144
3.1. A küldemények átvétele 144
3.2. Postabontás 144
3.3. Szignálás 145
3.4. Iktatás 146
3.5. Iktatókönyv 146
3.6. Határidő-nyilvántartás 147
4. A kimenő iratok elkészítése, továbbítása 148
4.1. Postakönyv, postázás 148
5. Irattározás 149
5.1. Központi irattár 150
5.2. Kézi irattár 150
5.3. Számítógépes irattár (DIP) 153
5.4. Számviteli, pénzügyi, személyügyi iratok tárolása 153
5.5. Iratok, bizonylatok kiadása az irattárból 154
5.6. Másolat készítése az iratokról, bizonylatokról 155
6. Iratselejtezés 155
6.1. A selejtezés 156
6.2. Iratselejtezési megbízottak 156
6.3. Iratselejtezési jegyzőkönyv 156
6.4. Selejtezett iratok átadása a levéltárnak 157
6.5. Iratlerakás 157
VII. IRODAI ESZKÖZÖK HASZNÁLATA 158
1. Az irodai kommunikáció eszközei 158
2. Ügyviteltechnika eszközök 159
2.1. Számítógép 159
2.2. Diktafon 160
2.3. Üzenetrögzítő 161
2.4. A hangos levél 161
3. Telefonok, telefaxok, telex, teletex, Internet 162
3.1. Telefonok 162
3.2 A telefaxok 162
3.3. Telexek 163
3.4. Teletex 163
3.5. Internet 164
4. Másoló és sokszorosító gépek 164
5. Iratkötő, iratfűző gépek 165
5.1. A hőkötő 166
5.2. A spirálfűző 166
5.3. Iratmegsemmisítő gépek 166
6. Képi dokumentumok továbbítása - terjesztése 167
VIII. ILLEM, ETIKETT, PROTOKOLL 168
1. Az etikett és a protokoll fogalma 168
1.1 Az illem 168
1.2 Az illemtan 168
1.3 Az etikett 168
1.4 A protokoll 169
2. Az illemszabályok fejlődése 169
3. Az etikett és a protokoll célja 172
4. Vállalati protokoll 172
4.1. A vállalati protokollfeladatok 173
4.2. Meghívás sajtótájékoztatóra 173
5. Etikett, jómodor, viselkedési szabályok 175
5.1. Köszönés 175
5.2. Bemutatkozás 176
5.3. Bemutatás 176
5.4. Megszólítás 177
5.5. Társalgás 177
5.6. Viselkedés a nyilvánosság előtt 178
5.7. Jólápoltság 179
5.8. Öltözködés, ruházat 180
6. Dohányzás 181
7. Pontosság 182
8. Névjegy 183
9. A rangsorolás 183
IX. PROTOKOLLÁRIS VENDÉGLÁTÁS, A VENDÉGLÁTÁS PROTOKOLLJA 184
1. Reprezentáció 184
1.1. Reprezentáció fogalma 184
1.2. Reprezentációs feladatok 184
2. A társadalmi alkalmak 185
2.1. Álló alkalmak 185
2.2. Ültetéses alkalmak 186
X. IRATKÉSZÍTÉS 188
IRATKEZELÉSI MINTÁK 188

Témakörök